このブログはGoogle Products Advent Calendar 2019 - Adventarの5日目のブログです。
5日目の今日は、わたしがいつも公開している公開カレンダーの話。
こちらは自分のGoogleカレンダーに登録できることでもおわかりのとおり、Googleカレンダーを使っています。ブログのサイドバーにおいてあるものもありますが、現在主に運用しているカレンダーは以下の二つ。
前者は自分が参加するすべてのイベントのカレンダー、後者は自分が見ていて、かつTwitter上で実況する予定のアニメカレンダーです。自分のリマインダーがてらに*1。
すべての予定は公開カレンダーに
で、わたしのカレンダーの予定は基本的にすべて、上記のイベントカレンダーに記載しています。プライベートな予定や仕事の打ち合わせについてについても全部。
全部の予定を記載した上で、カレンダーの設定で「予定の時間枠のみを表示」、外部に内容を出してもいい予定は個別に「公開」に設定しています。
たとえば去年は別件で毎週時間固定の業務なんかもあったので…。
こんな感じ。公開の予定についてはちゃんと名前を公開しつつも、それ以外の予定については「予定あり」表示をさせることで、外出しできない内容を秘密にしたまま、活動内容をすべて公開する ということができるのです。
どうやっているのか？
どうやっているのかというと、新規にカレンダーを作り(デフォルトカレンダーに設定することもできるようですが)、カレンダーの設定で、アクセス権限のところにある「一般公開して誰でも利用できるようにする」のチェックをON、公開方法を「予定の時間枠のみを表示」にします。
そして、個別のイベント作成時に、それぞれのイベントの可視性を設定します。
「公開」を設定したイベントは、イベントカレンダーの設定に関係なく、タイトルまで公開。そうでないものは枠だけの公開になる という仕組み。
こうすることで、無駄に管理するカレンダーを増やすことなく、外部向きのカレンダーを作ることができます。外部の人にも予定ありの枠だけは見えるので、予定調整の時の参考にもなりますし。
デフォルト「公開」、一部指定して「非公開」でもいいが・・・
公開ページのアクセス権限を「閲覧権限(すべての予定の詳細)」にしても良いのですが、これだとうっかり予定を書くだけ書いたままOKしてしまったばあい、本当は非公開の設定が公開されてしまう という問題が起こりえます(何度かあった)。
最近は特に公開してはいけない予定が増えてきたため、今月頭より、初期値を「時間枠のみ」に変更しました。
家族など、個別にすべての予定が見えるようにしたいときは？
家族などに非公開になっているすべての予定を表示できるようにしたいときは、前述のカレンダーの設定に移動し、「特定のユーザーとの共有」セクションの「ユーザーを追加」ボタンを押し、ユーザーを登録します。
ユーザー権限はいくつかの中から選べますが、「閲覧権限(すべての予定の詳細)」を選ぶと、すべての予定が見られるようになるようです(ただし、設定で個別に「非公開」に設定したイベントは、「予定の変更権限」以上の設定をしないと見えないようです)。
チーム内外との連携が多い人は、試してみて
ということで、この方法を使えば、外部からの予定調整が非常に楽になります。わたしの知り合いも、たまにこのカレンダーを見て、予め都合の悪い日を把握してくれるという人が、最近ちょこっとずつ出てきました。Googleカレンダーなら、お使いのカレンダーとミックスして表示することで、簡単に状況を把握することもできますし。
わたし以外にも、こうやって外部の方と話し合いなどをする機会が多い人は、使ってみてはいかがでしょうか。
と、まあ、本来そういうのは真っ先に、身内がするべきものなんだろうとは思うのですが…(理事でもこういうことやってるのは自分だけ)。
*1:放送の1時間半～5分前に複数回アラームを鳴らすことで、生活のリズムを整える
