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高見知英のかいはつにっし(β)

高見知英のアプリケーション開発日誌 のほか、地域活動などの活動報告ブログ。

勉強会の運営について

イベント コミュニティ活動

勉強会用の機材 - 高見知英のかいはつにっし(β)に引き続き、こちらは運営について。ほんとはpostしたあとに気付いたなんて言えない。


先の記事にも書いたとおり、自分の主催イベントは大体次の通り

大前提

ひとまず大前提。会場と参加人数の規模は大体次の通り

場所 参加人数(平均) 場所 Ustream
スマートフォン懇親会 8人 ココチバーガーズ・なか区民活動センター研修室など、基本的に狭い部屋 あり
日本Androidの会横須賀支部定例会 4~20人程度 横須賀市産業交流プラザの研修室 あり
浜小学校パソコン教室 4~8人程度 浜小学校コミュニティハウス研修室 or 和室 なし

事前準備

基本的にわんくま同盟で前話してもらった「わんくまに見る勉強会開催のススメ」をベースにいろいろいじっています。

日程調整

浜小学校パソコン教室は、会場の都合で一ヶ月前に抽選で日程が決まります。これについては、抽選に参加する人(教室参加する人の中から一人にやってもらっています)に全ての日程決定をおまかせしています(事前に自分の都合が悪い日は連絡している)。


それ以外のイベントは、浜小学校パソコン教室の日程調整用もありますが、基本的に二ヶ月前に開始。スタッフや「是非参加したい」と言う人を対象に伝助を使って決めます。開催日候補は、「翌々月の土日祝日(Androidの会横須賀支部の場合、水曜日を含めることもあり)」。

告知開始

浜小学校パソコン教室では、基本的に参加募集は行いません(あらかじめ参加者がきまっているため)。見学については特に意識していないのですが、たまにTwitterで気になった人を誘う程度で。


それ以外のイベントは、以下のような感じ

  1. 会場を押さえる(イベントの開始前後30分、準備・撤収時間として確保)
  2. ATND作成
  3. チラシ作成(日本Androidの会横須賀支部では、産業振興財団都合でdoc形式。スマートフォン懇親会ではdocx形式)
  4. 横須賀市産業振興財団に送付(日本Androidの会横須賀支部のみ)
  5. イベント公式サイトに告知開始(募集ページのリンク追加)
  6. Facebookにイベントページ作成
  7. Google+にイベントページ作成
  8. 該当メーリングリストへの告知

スマートフォン懇親会では、FacebookGoogle+ではATNDへのリンクを貼るのみ。

日本Androidの会横須賀支部では、これに加えて横須賀市産業振興財団でも募集をしているため、参加人数を一元管理する必要がありません(というか、できません)。
なので、そのまま参加もOKにしています。

地道に告知

日本Androidの会横須賀支部でしかやっていないパターン(スマートフォン懇親会については常連さん+αで人数が一杯になってしまうことも多いため、積極的に告知は行わない)。

主に以下の場所へメールや直接出向くなりして告知。本当はここまでしたくはないのですが、日本Androidの会横須賀支部で主な参加対象(あまりAndroidに深く関わっていない人たち)に対する告知ルートはないに等しいので、仕方がないです。

  • 横須賀市生涯学習センターまなびかんへの告知(チラシ配布のみ)
  • 神奈川歯科大への告知
  • さくらWORKSへのチラシ配布(スマートフォン懇親会でもこれだけはする)
  • 横須賀経済新聞への告知
  • 横須賀市市民活動サポートセンターへの告知(チラシ配布のみ)
  • 湘南産業振興財団への告知

下三つは今月が初なので今後どのようにするかは未定。ただ、告知先はなるべく増やしたいのでたぶん継続。
とくに日本Androidの会横須賀支部はできれば若い人にも来て欲しいですし、もっとよい告知先を探していきたいところです。

スピーカーの募集

これも日本Androidの会横須賀支部のみのパターン(スマートフォン懇親会はあくまで懇親会なので、スピーカーは募集しません。スマートフォン懇親会の開催負荷が少ない少ないといっているのは、主にこれがないから)。

現状他のイベントで会った人をお誘いしていることが多い。早く横須賀を中心にスピーカーを集められるようになれば良いのですが。

参加人数は、以前書いたとおりExcelで管理。基本的に次のルールで予定管理。

  • スピーチは5~30分の5分刻み
  • 休憩はスピーチ時間が15分以上であれば10分、それ以外は5分(その間の交流を重視)

空き時間が20分を切るまでスピーカーさん探し。

また、スピーカーさんには、発表タイトルと、Ustream公開可否を確実に確認すること。

アンケートの送付

日本Androidの会横須賀支部のみ、アンケートを横須賀市産業振興財団に送付します。印刷は財団さんに行ってもらっています。

前夜

最低限テスト配信を行い、Liveshellの電池をすべて満充電にしておくこと。テスト配信は自分が手順を忘れていないかどうかの確認も含めています。

当日設営

当日設営。自分はイベント開始30分前に準備開始。
勉強会セットは、容量に合わせて次の三つのうちどれかで運搬

  • リュック
  • 1,2泊用キャリーバッグ(防水ではないので、雨が降ったときには使えない)
  • 4,5泊用キャリーバッグ

経験上最後のキャリーバッグを使うことは滅多にないです。

なお、設備配置については、特に注意すべきはプロジェクタとカメラ・マイクの位置か。近いとプロジェクタの駆動音を全て拾ってしまうので注意。

当日

録画については忘れず行うこと。可能ならスピーチごとに録画を停止させる(そうしないとあとが大変)。

Ustream配信を行っている場合は、Ustream側の録画も行う。


また、先の記事にも書いたとおり、最後のスピーチの前にUstream周りのケーブルを片付けておくと、片付けの時間が短縮出来て楽です。

Ustream NGのスピーチが混ざっていた場合(日本Androidの会横須賀支部の場合のみ)

日本Androidの会横須賀支部の場合のみ、Ustream NGの人がいたら、Ustreamに聞こえるように配信の一時停止と再開予定時間を伝えたうえで、配信を停止します(停止前には10秒程度の時間をおかないと、配信停止の旨が配信先に伝わらないときがある)。このとき、Liveshellのコンソールより、中継中止画像を設定しておきます。

片付け

Ustream中継をしていた場合は、終了の挨拶をしたあと、10秒程度待ってから配信を停止、片付けをします。
忘れ物がないように気をつけること。

懇親会

基本的にスマートフォン懇親会も日本Androidの会横須賀支部も、その後は全てその場に任せています(二次会会場の場所は押さえておかない)。

Ustream録画の編集・YouTubeへのアップロード

日本Androidの会横須賀支部の場合、録画はプレトルというものを使用していますので、この編集が終わり次第、スマートフォン懇親会の場合、ビデオ録画をそのまま使用するため翌日以降の暇なときに、YouTubeアップロード用の動画を作成します。

基本的に次のような修正を行います

  • 前後の不要な部分のカット
  • 中間の冗長な部分(しばらく無音の部分があったときなど)のカット
  • あまりにも酷いノイズが乗っていた場合、それの削除

編集にはWindows標準のムービーメーカーと、Audacityを使用。動作中は他の操作がし辛くなるので、できるならメインPC以外で作業をする。


完成した動画は順次アップロードし、再生リストを作成、それぞれの公式サイトからリンクします。

その他の作業

ひとまず、このような感じ。とくに日本Androidの会横須賀支部では、「遠くからわざわざスピーチに来てもらう」わけで、せめてものフィードバックとして、アンケートの送付を行っています。

  • (日本Androidの会横須賀支部の場合のみ、アンケートの集計が終わり次第)スピーカーさんへのアンケート送付
  • メーリングリストへの完了告知


ひとまずこんな感じ。

あまりにも多いので、それぞれのサイトにまとめて書いておくと、引き継ぎや分担の時に便利(実は日本Androidの会横須賀支部のサイトでは、自分か日本Androidの会横須賀支部のアカウントで入ったときに主催マニュアルがみえるようになってます)。


機材もそうですが、この辺はもっと多くのコミュニティで共有出来るようにしたいものです。

勉強会に使えそうな会場がたくさんある東京なら良いのですが、横浜だとそんなに自由に使える会場はないですし、あまり無茶な場所を選択するとそもそも誰も来なくなる という問題もあります(場所については、スマートフォン懇親会以外は原則固定なのであまり気にすることはないですが)。

また、告知についても場所や開催したいイベントの種類によって、どうすればいいかは大幅に変わってきそう。


実際、このようなノウハウを共有出来ている場所は、あまりないだろうなあ。勉強会勉強会などもあるにはあるのですが、最近年1回のお祭りと化している感じがあります。

特に機材については、せめて地方単位くらいで情報を集めないと気軽に貸し借りするわけにもいかないし、このあたりは情報をまとめる場所を作りたいもの。とはいえ、こればっかりは一人でやりたいやりたいといってもしょうがないですしね。

ひとまず、機会があればそんな方向でも考えよう と、いうことで。